Lembretes no Chat: retorno pela equipe ou pela IA

No painel Lembretes de uma conversa, escolha quem executa o retorno: um Atendente ou a IA. Escreva uma descrição para orientar o contato e escolha a data e a hora. Com a IA, selecione o canal e confira a mensagem antes de salvar; no horário marcado, ela envia esse conteúdo ao paciente. Com Atendente, a pessoa responsável recebe um aviso para fazer o contato.

Antes de começar

• Abra uma conversa no Chat e tenha acesso à organização dela.
• O lembrete fica vinculado à conversa aberta. Ele não é um compromisso da Agenda e não reserva horário de consulta.
• Escolha quem executa: Atendente ou IA.

Criar um lembrete

1. Abra a seção Lembretes da conversa

No painel lateral da conversa, abra o acordeão Lembretes. A lista mostra os itens pendentes e, quando houver, os concluídos.

2. Clique para criar

Clique em Criar lembrete. Preencha:

• Descrição — o que precisa ser feito ou o contexto para preparar o contato;
• Data e hora — quando o item deve vencer;
• Responsável — quem recebe o aviso (no modo IA, é avisado se a mensagem não for enviada);
• Quem executa — Atendente ou IA. Para IA, escolha o canal e revise a mensagem antes de salvar. No WhatsApp Oficial, selecione um template aprovado; no WhatsApp QR (não oficial), escreva ou gere o texto a partir da descrição. Template de marketing só é salvo depois de você marcar a confirmação de envio.

Há atalhos Amanhã, Semana que vem e Mês que vem. Eles apenas preenchem a data sugerida; confirme a data e a hora antes de salvar.

Avisos na hora de escolher o canal

• Se o contato não tem telefone, ou o telefone é inválido, o canal fica desativado.
• Se o paciente nunca conversou por aquele número, a tela avisa que ele vai receber de um número diferente do que conhece. No WhatsApp QR, há também o alerta de que o WhatsApp pode restringir ou bloquear o número da clínica ao mandar mensagem para quem nunca conversou com ele — use com moderação.
• No WhatsApp Oficial, a partir de 01/10 a Meta cobra toda mensagem enviada, e a tela avisa: Este envio será cobrado.

3. Salve e confirme na lista

Clique em Salvar. O lembrete aparece como pendente na conversa. A lista de conversas e os cards do Kanban podem exibir o próximo lembrete pendente com um indicador de relógio.

O que acontece quando o horário vence

No horário marcado, se Quem executa for IA, ela envia a mensagem aprovada ao paciente pelo canal escolhido. Se for Atendente, a equipe recebe o lembrete para fazer o retorno.

Se o paciente responder, um atendente assumir a conversa ou a conversa for resolvida antes do horário, a IA não envia a mensagem e o responsável é avisado. O resultado fica indicado como Enviado pela IA ou Não enviado. No WhatsApp Oficial, o envio usa um template aprovado e pode estar sujeito à cobrança da Meta.

Se o lembrete foi enviado por um número novo e o paciente responder, a conversa começa com a IA pausada e o responsável recebe o aviso Paciente respondeu ao lembrete da IA para continuar o atendimento por lá.

Se o lembrete for reagendado para uma data futura, ele será considerado novamente no horário escolhido.

Editar, concluir ou excluir

Em cada lembrete pendente, use os ícones disponíveis para:

• Concluir — marca o item como feito e remove a notificação de vencimento correspondente;
• Editar — altera a descrição, a data/hora e a pessoa responsável. O executor não pode ser trocado depois que o lembrete é criado. Em lembretes da IA com texto, a mensagem também pode ser revisada; quando foi escolhido um template do WhatsApp, esse conteúdo não é editável por aqui. Um lembrete que a IA já enviou não pode mais ser editado;
• Excluir — remove o lembrete após a confirmação exibida.

Os concluídos ficam em uma área recolhida da seção. Você pode expandi-la para consultar os itens já finalizados.

Problemas comuns

O lembrete aparece como Não enviado — confira se o paciente respondeu ou um atendente assumiu a conversa antes do horário, se o canal está disponível e se há template aprovado quando necessário.

O cliente não recebeu mensagem no horário — confira o resultado do lembrete, o canal e os requisitos de template. Se necessário, faça o retorno manualmente.

Escolhi quem executa errado — o executor não pode ser alterado após a criação. Exclua o lembrete e crie outro, selecionando Atendente ou IA corretamente.

Não consigo criar o lembrete — confira se a descrição e a data/hora foram preenchidas e se a conversa pertence à organização ativa. Para execução por IA, confira também o canal e o texto ou template exigido para esse canal.

Próximos passos

• Se a IA deixou uma conversa para atendimento humano, veja Como assumir uma conversa que estava com a IA.
• Confira o resultado do lembrete na conversa: Enviado pela IA ou Não enviado.