Faltou e Compareceu: o pop-up do estado, reagendar e retorno

Quando a recepção marca Faltou ou Compareceu numa consulta, a Lumi não só troca a etiqueta: ela abre o pop-up Estado da consulta e puxa o próximo passo. No Faltou, a Lumi pode tentar reagendar com o paciente. No Compareceu, a recepção registra se o doutor ofereceu um serviço ou protocolo, como ficou e quando o paciente deve voltar. Este guia mostra cada tela e o que acontece depois.

Quando usar: o paciente faltou e você quer que a Lumi ofereça outro horário, ou a consulta aconteceu e você quer registrar o serviço oferecido e o retorno.

Antes de começar

• O estado só existe em consulta com paciente (ou conversa) vinculado. Evento interno, pré-reserva e bloqueio não têm estado.
• Em consulta cancelada o estado não muda mais (a etiqueta mostra "Cancelada").
• A pergunta sobre serviço ou protocolo só aparece quando a consulta tem a ficha de um paciente vinculada.
• Veja a lista completa de estados em Status da consulta na Agenda.

Passo a passo: abrir o pop-up

1. Abra a Agenda e toque na etiqueta de estado da consulta (por exemplo, Agendado). Também abre pelo botão do estado no modal da consulta e pelo bloco Consulta do painel lateral da conversa.
2. O pop-up Estado da consulta diz: "Escolha o novo estado. Faltou e Compareceu puxam o próximo passo." Escolha o estado.
3. Preencha o que o estado pedir (abaixo) e clique em Salvar. Cancelar fecha sem mudar nada.

Faltou: a Lumi tenta reagendar

Ao escolher Faltou, aparece o quadro Reagendamento pela Lumi com a caixa A Lumi tenta reagendar com o paciente. Ela vem marcada se a clínica deixou o reagendamento ligado (é o padrão).

• Marcada: a Lumi manda ao paciente horários livres da agenda (só os que a busca de horários devolver; ela nunca inventa horário). Respeita o PARAR, o Horário da clínica e o modo do agente. Sem resposta, vira tarefa para a equipe.
• Desmarcada: "Nada será enviado ao paciente. Fica registrado na conversa."
• Se a Lumi já tentou e esgotou as tentativas, o quadro mostra "A Lumi já tentou reagendar (N de M). Não repete o contato." Se já está tentando, a caixa vira A Lumi continua tentando (desmarque para parar).
• Se o reagendamento está desligado na clínica, o quadro avisa "O reagendamento automático está desligado nesta clínica". O aviso cita "Configurações > Consultas", que não existe mais. Para ligar e ajustar, o dono ou um administrador abre o bloco Fluxos da consulta, que fica no formulário Antes e depois da consulta (em Automações). Nas contas em que a Confirmação e lembrete já virou fluxo, chega-se a esse formulário pelo botão Abrir o formulário do aviso Quem confirma e regras da IA, nos cartões Confirmação e lembrete e Cancelamento e remarcação. Só dono e administrador veem esse bloco.

Padrões de fábrica: até 2 tentativas sem resposta (no máximo 3), esperando 60 minutos antes do 1º contato e 48 horas entre as tentativas, oferecendo 3 horários (até 5). A mensagem precisa ter {horarios} e não pode dizer que algo está confirmado ou remarcado. No WhatsApp oficial, fora das 24 horas, precisa de mensagem aprovada pela Meta; sem ela, o contato não sai e a recepção é avisada.

Quem responde volta para a Lumi, que remarca; a Lumi para se o paciente já remarcou.

Compareceu: serviço oferecido e retorno

Ao escolher Compareceu, aparece o quadro com a pergunta O doutor ofereceu serviço ou protocolo?

1. Responda Sim ou Não

• Não: vá direto para o retorno (passo 4).
• Sim: escolha quais serviços ou protocolos (marque todos que o doutor ofereceu, até 5). A lista traz as Propostas abertas deste paciente, o Catálogo e + Criar novo serviço (nome e preço de tabela; entra no catálogo e a Lumi só fala dele depois que um administrador liberar).

2. Valor, condição e descrição (só com um serviço marcado)

Valor combinado (opcional), Condição de pagamento (opcional) e Descrição da proposta (opcional). A descrição fica só para a equipe: não vai para a IA. Com mais de um serviço, o desfecho vale para todos e o valor fica na tabela de cada um.

3. O paciente fechou?

• Sim, fechou: registra Ganhou serviço. Se for protocolo, abre o Agendar sessões.
• Ainda não (em negociação): fica como proposta aberta e cria um lembrete de retomada em 3 dias (padrão; dono e administradores ajustam de 1 a 60 em Fluxos da consulta).
• Não, recusou: registra Não fechou o serviço, pede o Motivo (toque em uma opção ou em Outro) e agenda uma reativação em 90 dias (padrão; de 7 a 365, também em Fluxos da consulta).

4. Retorno em quanto tempo?

Toque em 7 dias, 15 dias, 30 dias, 90 dias, Outro (quantidade e unidade: dias, semanas, meses ou anos, até 5 anos) ou Não precisa. Sem escolher, a tela diz qual prazo vale: o do tipo de consulta, o padrão da clínica ou, se não há nenhum, "não será criado retorno". O que você escolhe aqui vale só para este paciente.

5. Salve e veja o "Próximo passo"

Clique em Salvar. Dependendo do que você marcou, o pop-up mostra Próximo passo:

• Protocolo fechado: Agende as sessões do protocolo.
• Proposta aberta: Quer gerar a proposta pronta para enviar ao paciente? Use Gerar proposta pronta e Copiar texto (se der erro, confira se o serviço tem valor).
• Avisos como "Lembrete de retomada criado para daqui a N dias", "Reativação agendada para daqui a N dias (precisa da aprovação da equipe)" ou "Retorno agendado no prazo escolhido".

Clique em Concluir.

O que a Lumi faz depois

• Faltou: o cartão Faltou em fluxo oferece horários livres da agenda, tenta de novo no prazo e, sem resposta, chama a recepção.
• Compareceu: a Pós-consulta em fluxo prepara, alguns dias depois, uma mensagem para a equipe aprovar (diferente se foi oferecido serviço ou se há retorno marcado); o NPS (que nasce pausado: você liga quando quiser) pergunta a nota de 0 a 10 depois do Compareceu; a Volta do paciente avisa a equipe quando o prazo de retorno chega. Nada sai sem aprovação nas mensagens de pós-consulta. O artigo "O que a Lumi faz sozinha", na categoria Automações, explica cada cartão.

Problemas comuns

Não aparece a pergunta do serviço oferecido — o estado escolhido não é Compareceu, ou a consulta não tem a ficha de um paciente vinculada (vincule o paciente ao evento).

"Vincule um paciente para acompanhar o estado da consulta." — ligue um paciente ao evento.

"A consulta não tem paciente vinculado." — idem.

O estado salvou, mas o serviço não — o pop-up avisa o erro (por exemplo, "Já existe um tipo de consulta com esse nome" ou "O serviço mudou ao mesmo tempo. Abra de novo e confira."). O estado já ficou gravado; abra de novo e refaça o serviço.

Marquei Faltou e a Lumi não escreveu — a caixa estava desmarcada, o reagendamento está desligado, já houve as tentativas, o paciente pediu PARAR ou está fora do Horário da clínica. O artigo "Quando a Lumi manda mensagem", na categoria Automações, explica o horário, os limites e o PARAR.

Veja também

• Status da consulta na Agenda
• Como criar e gerenciar eventos na agenda